Torna al BlogLa Conservazione Digitale dei Documenti RENTRI
Documenti digitali e conservazione a norma: cosa devi sapere davvero
Partiamo da un errore molto comune: stampare un documento e poi scansionarlo non lo rende digitale. È solo un’immagine.
Un documento nativamente digitale nasce e vive interamente in formato digitale, senza mai passare dalla carta. Viene creato tramite software, contiene dati strutturati (spesso XML) ed è firmato elettronicamente.
Nel sistema RENTRI, ad esempio, il FIR digitale e il Registro Cronologico funzionano esattamente così: si compilano a schermo, si firmano digitalmente e si trasmettono online.
Conservazione sostitutiva: perché è obbligatoria
Salvare un file su PC o cloud non basta.
Per avere valore legale nel tempo, i documenti devono essere sottoposti a conservazione sostitutiva digitale, una procedura regolamentata che garantisce:
- autenticità
- integrità
- affidabilità
- leggibilità
- reperibilità
Solo così i documenti diventano opponibili a terzi, cioè validi in caso di controlli o contenziosi.
RENTRI: cosa cambia davvero
Nel nuovo sistema, la conservazione a norma di FIR e registri digitali non è facoltativa: è parte integrante del processo di tracciabilità dei rifiuti.
Il portale RENTRI serve per gestire e trasmettere i dati, ma non sostituisce l’archivio legale a norma.
Tempistiche: quando conservare i documenti
Uno dei punti più critici riguarda le scadenze.
Per evitare contestazioni, è consigliato seguire il regime civile (CAD e Linee Guida AgID).
In pratica:
- Registro di carico/scarico → entro 365 giorni dalla prima registrazione del file
- FIR (xFIR) → entro 365 giorni dalla data di emissione
Controlli: cosa devi esibire
I documenti devono essere disponibili per almeno 3 anni.
In caso di ispezione:
- Anno in corso → file XML dal gestionale o RENTRI
- Anni già chiusi (post-RENTRI) → file conservati a norma (.XML.p7m)
- Anni precedenti → registri cartacei
Il punto chiave
Fare le cose “quasi giuste” non basta: senza conservazione a norma, i tuoi documenti digitali non hanno pieno valore legale.
La conservazione sostitutiva non è solo un obbligo: è ciò che ti protegge davvero in caso di controlli.
Affidarsi a un sistema certificato significa:
- zero errori normativi
- documenti sempre validi
- esibizione immediata in caso di ispezione
Scopri il nostro servizio di conservazione sostitutiva a norma e assicurati di essere davvero in regola, senza complicazioni oppure compila il form per richiedere senza impegno un preventivo.
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