Formulario Digitale: l’importanza del Piano B

Come affrontare gli imprevisti e garantire la continuità operativa anche quando la modalità di firma abituale non funziona.

Cosa accade se al momento di firmare il Formulario Digitale (XFIR) qualcosa non funziona? La modalità di firma abituale non è disponibile, l’accesso al Portale RENTRI presenta un problema oppure non è possibile completare la procedura attraverso il dispositivo abitualmente utilizzato.

Con il formulario cartaceo, bastavano una penna e una firma per completare l’operazione. Con il formulario digitale, invece, la gestione richiede strumenti e procedure specifiche.

Per questo motivo, non basta sapere come utilizzare la modalità di firma abituale: è fondamentale sapere come procedere quando qualcosa non funziona.

Avere un Piano B significa predisporre in anticipo modalità alternative, persone autorizzate e procedure operative per affrontare gli imprevisti senza compromettere la continuità delle spedizioni.

La dipendenza da una sola modalità di firma è un rischio operativo

Molte aziende organizzano la gestione del RENTRI facendo affidamento su un’unica modalità operativa, scegliendo tra le diverse possibilità disponibili: firma dal Portale RENTRI con CIE/CNS, firma con Firma Tecnica RENTRI, utilizzo dell’App RENTRI FIR Digitale oppure firma tramite software interoperante.

Fare affidamento su una sola soluzione, però, può diventare un problema quando questa non è temporaneamente disponibile.

Un problema di accesso, un’indisponibilità degli strumenti utilizzati o l’assenza della persona incaricata possono generare diverse criticità:

• Mezzi fermi in azienda: il trasportatore deve attendere il completamento delle operazioni, con possibili costi aggiuntivi.
• Ritardi nei trasporti: l’impossibilità di completare la firma può compromettere la programmazione dei ritiri e dei conferimenti.
• Procedure improvvisate: la necessità di risolvere rapidamente il problema può portare a comportamenti non corretti, come l’utilizzo delle credenziali di un’altra persona o l’utilizzo di un formulario cartaceo

Per evitare queste situazioni, è importante predisporre un Piano B che non dipenda da un’unica modalità di firma o dalla disponibilità di un solo referente.

Le 2 alternative fondamentali per garantire la continuità della firma

Un Piano B efficace deve basarsi su due elementi: la disponibilità di modalità di firma alternative e la presenza di persone autorizzate a utilizzarle.

Il primo passo consiste nel conoscere le diverse modalità previste per l’XFIR e verificare quali siano concretamente utilizzabili nella propria azienda, predisponendo gli accessi e le autorizzazioni necessari.

Il secondo riguarda l’organizzazione delle responsabilità. È importante individuare un referente principale e almeno un sostituto, entrambi autorizzati e in grado di gestire le operazioni di firma dell’XFIR.

Il sostituto deve conoscere le procedure, disporre degli accessi necessari e saper utilizzare autonomamente le modalità di firma predisposte dall’azienda.

Non basta quindi individuare una persona da contattare in caso di assenza: è necessario che sia realmente pronta a intervenire, senza dipendere dalle istruzioni del referente principale.

La continuità operativa si costruisce prima dell’emergenza

Predisporre un Piano B non significa semplicemente individuare delle alternative, ma verificare che siano realmente utilizzabili quando si presenta un problema.

Per questo motivo, è importante testare le procedure in anticipo, senza aspettare che si verifichi un’emergenza.

Il referente principale e il sostituto devono sapere come intervenire, quali strumenti utilizzare e quali passaggi seguire per completare correttamente la firma.

La gestione dell’XFIR richiede quindi un’organizzazione capace di affrontare anche le situazioni impreviste. La continuità delle spedizioni non dipende soltanto dagli strumenti disponibili, ma dalla presenza di procedure alternative, responsabilità definite e persone già preparate a intervenire.

Organizza la gestione dell’XFIR con un sistema di procedure chiare

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