Conservazione Sostitutiva RENTRI: come agiscono le Aziende?

Cosa ci hanno detto le aziende?

Su 597 aziende partecipanti al sondaggio, 309, pari al 51,8%, hanno dichiarato di avere meno di 11 dipendenti e di non produrre rifiuti pericolosi. Per queste aziende, se non usano registro digitale e formulari digitali, l’obbligo di conservazione non è applicabile.

Le restanti 288 aziende rientrano invece nel perimetro dell’obbligo di conservazione digitale.

Di queste, 171 dichiarano di tenere il Registro Digitale da più di un anno e rappresentano il gruppo più significativo per valutare il livello di preparazione sulla conservazione.

Le altre 117 aziende, invece, tengono il Registro Digitale da meno di un anno e non hanno ancora raggiunto il termine dei 365 giorni previsto per l’avvio della conservazione.

Ma quali, tra le aziende già in obbligo di Conservazione e quelle che lo saranno a breve, stanno adempiendo nel modo corretto?

Solo 1 azienda su 5 si è già CORRETTAMENTE ATTIVATA

Tra le 171 aziende che hanno dichiarato di tenere il Registro Digitale da più di un anno, il dato che emerge dal sondaggio è particolarmente significativo: solo il 24% dichiara di essersi attivato con un conservatore esterno.

Le restanti aziende hanno indicato modalità di gestione o situazioni che, per motivi differenti, non garantiscono una Conservazione Digitale a norma e rappresentano quindi un elemento di attenzione. 

• 15% ha dichiarato di non essere soggetto all’obbligo di conservazione;
• 21% si affida ai servizi di supporto del Portale RENTRI;
• 20% dichiara di conservare i file direttamente in azienda;
• 9% è ancora alla ricerca di un fornitore;
• 11% non ha ancora affrontato la questione.

La situazione non migliora tra le 117 aziende che non sono ancora obbligate a conservare i propri file RENTRI.

Se da una parte il 12,0% ha già individuato un conservatore esterno, dall’altra sono numerose le aziende che devono ancora organizzare la conservazione dei propri documenti.

Nel dettaglio:

• 11% dichiara di non essere soggetto all’obbligo di conservazione;
• 24% conserverà attraverso i servizi di supporto del Portale RENTRI;
• 19% dichiara che conserverà i propri file direttamente in azienda;
• 12% deve ancora cercare un fornitore per il servizio;
• 22% non ha ancora affrontato la questione.

Delle 288 aziende soggette all’obbligo di conservazione, quindi, solo il 18,8% dichiara di essersi già attivato con un conservatore esterno.

In altre parole, meno di 1 azienda su 5 ha già organizzato concretamente la propria Conservazione Digitale a norma.

Ma perché le restanti aziende non si sono ancora attivate correttamente? E, soprattutto, quali sono gli errori più comuni che stanno commettendo?

Quali sono gli errori più comuni?

Per la maggior parte delle aziende, sia già in obbligo sia prossime all’obbligo, emerge una situazione che merita particolare attenzione.

Dal sondaggio abbiamo individuato quattro errori ricorrenti:

• Pensare di NON essere obbligati alla Conservazione Digitale
• Pensare di conservare sul Portale RENTRI
• Pensare di conservare in azienda
• Non agire per tempo

Nel primo caso, l’azienda ritiene di non essere soggetta all’obbligo quando, sulla base delle condizioni dichiarate nel sondaggio, lo è già o lo sarà nel breve periodo.

Nel secondo, viene confuso il servizio di gestione e supporto del Portale RENTRI con un vero e proprio sistema di Conservazione Digitale a norma. Il fatto che il Registro venga gestito attraverso il Portale RENTRI non significa che il RENTRI stia effettuando la conservazione per conto dell’azienda.

Il Portale mette a disposizione i documenti e i relativi servizi, ma questo NON sostituisce un sistema di conservazione conforme.

Nel terzo caso, invece, viene confuso il semplice salvataggio dei file nei sistemi aziendali con la Conservazione Digitale a norma.

Archiviare i documenti su un computer, un server o altri sistemi interni non equivale a metterli in conservazione secondo i requisiti previsti dalla normativa.

Nel quarto caso, infine, si sottovaluta l’adempimento o si rimanda la scelta, nonostante il termine sia già definito o sia prossima la scadenza per l’avvio della conservazione.

Il termine dei 365 giorni dalla prima annotazione sul Registro o dall’emissione del primo formulario digitale rappresenta il limite entro il quale la conservazione deve essere correttamente organizzata.

Il dato che emerge dal sondaggio è quindi particolarmente preoccupante: non si tratta soltanto di quante aziende non si sono ancora attivate, ma soprattutto di quante rischiano di essere convinte di aver adempiuto correttamente quando, in realtà, stanno adottando modalità di gestione che non corrispondono alla Conservazione Digitale a norma.